תיבת WhatsApp מציגה אנשים אחד-אחד, אבל האנשים שאתם עובדים איתם לא פועלים אחד-אחד. חמשת העובדים אצל חברת לקוח, משפחה שמזמינה יחד, ועד הורים, צוות פרויקט: כשאחד מהם כותב, הצ'אט שמולכם לא יודע דבר על ארבעת האחרים, וגם לא מי מהם מחליט ומי רק שואל.
מעגל מחבר את האנשים האלה יחד ונותן לכל אחד תפקיד שיש לו משמעות רק בתוך אותו מעגל. פתחו את הצ'אט של כל חבר במעגל והאחרים מופיעים לצדו, עם התפקידים שלהם, במרחק לחיצה מהצ'אט שלהם. זו דרך של הצוות שלכם לארגן אנשי קשר, ושאר העמוד מדייק במה שהיא עושה והיכן היא נעצרת.
מה זה מעגל
מעגל הוא קבוצה של אנשי קשר עם שם, ששייכת לחשבון שלכם, למשל "אקמה בע״מ" לאנשים שאתם עובדים איתם אצל חברת לקוח אחת. לכל חבר אפשר לתת תפקיד במעגל, כמו בוס, מזכירה, טכנאי או הנהלת חשבונות, או כל תפקיד שתקלידו בעצמכם. התפקיד מתאר את האדם רק בתוך אותו מעגל: מישהו יכול להיות הבוס במעגל אחד וחבר רגיל במעגל אחר.
איש קשר יכול להשתייך לכמה מעגלים, ומעגל יכול להכיל עד 200 אנשים. לכל מעגל יש שם, ייחודי בחשבון שלכם, ואפשר לתת לו צבע וסמל כדי לזהות אותו במבט.
- החברים הם אנשים: אנשי קשר שמורים, או צ'אטים עם אדם. אי אפשר להוסיף קבוצות WhatsApp, ערוצים או צ'אטים של Spun.
- הוספת צ'אט שהמספר שלו עוד לא שמור יוצרת איש קשר לא שמור בשם מספר הטלפון, כך שאין צורך להכין דבר מראש.
- מעגלים נמצאים לצד שדות החברה, המחלקה והתפקיד של איש הקשר. הם לא מחליפים אותם.
- איש קשר שנמחק יוצא מהמעגלים שלו. איש קשר בארכיון נשאר ברשימה.
מה רואים כשחבר במעגל כותב
פתחו את הצ'אט של כל מי שנמצא במעגל, וחלונית איש הקשר מציגה את אזור המעגלים בלשונית הראשי, ממש מתחת לתוויות. כל מעגל מציג את שאר החברים עם התפקידים שלהם, והאדם שהצ'אט שלו פתוח מסומן "הצ׳אט הזה". לחצו על כל חבר כדי לעבור ישר לצ'אט שלו.
כך, כשהמזכירה אצל לקוח כותבת כדי לאשר ביקור, הבוס שצריך לאשר והטכנאי שיגיע נמצאים על אותו מסך, במרחק לחיצה. חבר שאין לו מספר טלפון או אימייל שמור לא ניתן לפתיחה, והשורה אומרת זאת במקום להיכשל בשקט.
אותו אזור מעגלים, עם אותן אפשרויות, מופיע גם כשפותחים איש קשר בדף אנשי הקשר.
תפקידים שיש להם משמעות רק בתוך המעגל
תפקיד שייך לחברות במעגל, לא לאיש הקשר. זה מה שמאפשר לאדם אחד לשאת תפקיד שונה בכל מעגל שהוא חבר בו, בזמן שכרטיס איש הקשר שלו נשאר אותו דבר.
| מעגל | חבר | התפקיד במעגל |
|---|---|---|
| אקמה בע״מ | דנה | בוס |
| אקמה בע״מ | יוסי | מזכיר |
| אקמה בע״מ | אבי | טכנאי |
| ועד הורים | אבי | יושב ראש |
| משפחת לוי | מיכל לוי | משפחה |
בוס, מנהל, עובד, מזכירה, טכנאי, הנהלת חשבונות, בעלים ומשפחה מוצעים, יחד עם התפקידים שכבר בשימוש בחשבון שלכם. הקלידו כל דבר אחר כדי ליצור תפקיד משלכם, או השאירו את התפקיד ריק.
איך בונים מעגל
- 1
מתחילים מצ'אט
פתחו את הצ'אט של אדם, מצאו את המעגלים בחלונית איש הקשר ולחצו "הוספה למעגל". בחרו מעגל קיים, או הקלידו שם חדש ובחרו צבע. אפשר לתת לאדם תפקיד באותו שלב.
- 2
מוסיפים את האחרים
בתוך המעגל לחצו "הוספת חבר/ה" וחפשו לפי שם, מספר או אימייל. לחצו "הוספת תפקיד" על חבר כדי לקבוע את התפקיד שלו, או על ה-X כדי להוציא אותו; "ביטול" בהודעה מחזיר אותו.
- 3
או גוררים פנימה
במחשב, גררו כל צ'אט מרשימת הצ'אטים אל מעגל באזור המעגלים כדי להוסיף את האדם. שחררו אותו על "שחררו צ׳אט כאן כדי ליצור מעגל חדש" כדי לפתוח מעגל עם שני האנשים; שם החברה של איש הקשר הפתוח מוצע כשם המעגל.
- 4
או עובדים מדף אנשי הקשר
לשונית המעגלים שלו מציגה את כל המעגלים בחשבון. חפשו לפי שם, מיינו לפי שם, הכי הרבה חברים או החדשים ביותר, ולחצו "מעגל חדש" כדי ליצור מעגל בלי לפתוח צ'אט.
- 5
מוסיפים הרבה אנשים בבת אחת
בדף אנשי הקשר סמנו את אנשי הקשר הרצויים, לחצו "הוספה למעגל" בסרגל שמופיע ובחרו מעגל או הקלידו שם חדש. מי שכבר במעגל לא נוסף פעמיים ושומר על התפקיד שלו.
מעגלים בכל התיבה
ברגע שיש מעגלים, הם מופיעים במקומות שבהם אתם כבר עובדים, בלי לשנות את האופן שבו המסכים האלה מתנהגים.
- רשימת הצ'אטים: צ'אט שאיש הקשר שלו נמצא במעגל מציג נקודה צבעונית קטנה לכל מעגל, עד שתיים ואחריהן "+" ומספר הנוספים. העבירו את העכבר על הנקודות כדי לראות את שמות המעגלים.
- סינון מעגלים: לחצו "מעגלים" ליד סינון התוויות וסמנו מעגל אחד או יותר כדי לראות רק את הצ'אטים שלהם. הסינון לא נשמר בסינונים שמורים, ובחירת סינון שמור מנקה אותו.
- לוח צינור המכירות: כרטיס שאיש הקשר שלו נמצא במעגל מציג את המעגל הראשון ואת התפקיד בו, למשל "אקמה בע״מ: בוס, +3". "הצצה בהודעות" מציגה כל אחד מהמעגלים של איש הקשר עם שאר החברים והתפקידים שלהם, ולחיצה פותחת את הצ'אט של חבר. הלוח רק מציג מעגלים, והזזת כרטיסים עובדת כמו קודם.
- דף אנשי הקשר: לשונית המעגלים מציגה כל מעגל, את החברים בו ואת התפקידים שלהם, עם אותן אפשרויות הוספה, הסרה, שינוי שם, שינוי צבע ומחיקה.
מי יכול לראות ולשנות מעגלים
מעגל שייך לחשבון, לא למי שיצר אותו, כך שכל הצוות עובד מאותם מעגלים. מה שכל חבר צוות יכול לעשות נגזר מהגישה שכבר יש לו.
| חבר צוות | מה הוא יכול לעשות | הערה |
|---|---|---|
| מנהלים ומי שיצר את המעגל | לשנות את שם המעגל, את הצבע או הסמל, ולמחוק אותו | מחיקת מעגל לעולם לא נוגעת באנשי הקשר או בצ'אטים שלהם |
| חברי צוות שיכולים לערוך אנשי קשר | ליצור מעגלים, להוסיף ולהסיר חברים, לקבוע ולשנות תפקידים | בתוך הצ'אטים שהם יכולים לראות |
| חברי צוות לקריאה בלבד ושיתופי צפייה | לראות מעגלים ואת החברים בהם | ללא שינויים |
חבר צוות שרואה רק חלק מהצ'אטים רואה רק את החברים שהוא יכול לראות, ומעגל שאין בו אף אחד מהאנשים שלו מוסתר ממנו. חברות במעגל לעולם לא מאפשרת למישהו לפתוח צ'אט שלא יכול היה לפתוח קודם.
מה מעגל בכוונה אינו
מעגל הוא דרך של הצוות שלכם לראות מי שייך למי. לדעת היכן הוא נעצר זה מה ששומר אותו צפוי.
- הוא לא שולח כלום. יצירת מעגל או הוספת מישהו אליו לא שולחת שום הודעה ולא משנה דבר ב-WhatsApp, והאנשים במעגל לא מקבלים על כך שום הודעה.
- הוא לא תווית. תווית מסמנת צ'אט או איש קשר; מעגל מחבר אנשים זה לזה ונותן לכל אחד תפקיד. השניים עובדים זה לצד זה.
- הוא לא משנה גישה. מעגל לעולם לא מרחיב את מה שחבר צוות יכול לראות או לפתוח.
- הוא לא מחליף את שדות איש הקשר. חברה, מחלקה ותפקיד נשארים על איש הקשר, והמעגל נמצא לצדם.
- מחיקת מעגל מוחקת רק את המעגל. אנשי הקשר, הצ'אטים שלהם והמעגלים האחרים שלהם לא נפגעים.
- הוא מכיל רק אנשים. קבוצות, ערוצים וצ'אטים של Spun לא יכולים להיות חברים.