כשכמה אנשים עונים ממספר WhatsApp אחד, השאלה הראשונה על כל שיחה חדשה היא "של מי זאת?". בלי תשובה, המהיר ביותר לוקח הכול, השקטים לא לוקחים כלום, והשיחה שמגיעה ב-12:58 לא שייכת לאף אחד.
הסבב עונה על השאלה ברגע שהשיחה מגיעה. לכל חבר צוות יש תווית עם השם שלו, וכל שיחה נכנסת חדשה מקבלת את התווית של האדם הבא, לפי תור. זה מנגנון קטן, בכוונה: הוא מתייג, הוא לא נועל, ושאר העמוד מדייק בשני החצאים.
מה הסבב עושה
לכל מי שיכול להשיב בתיבה, הבעלים וכל חבר צוות שהיא משותפת איתו, יש תווית שנושאת את שמו, למשל "דנה לוי". התווית נוצרת אוטומטית כשחבר צוות מקבל את ההזמנה. כשהסבב מופעל, כל שיחה נכנסת חדשה אחד-על-אחד מקבלת את תווית השם של האדם הבא בסבב, והתור מתקדם.
רק שיחות נכנסות חדשות באמת מתויגות. שיחות קבוצתיות נשארות כמו שהן, וכך גם שיחות שהצוות שלכם פתח, כי לשיחה שאתם פתחתם כבר יש מישהו מאחוריה. שיחה שכבר נושאת תווית שם לא מתויגת שוב, ואפשר עדיין להוסיף לשיחה תווית שם שנייה ידנית כששני אנשים חולקים אותה.
מכיוון שהתוצאה היא תווית רגילה, כל מה שעובד עם תוויות עובד עם הסבב: אפשר לסנן את רשימת הצ'אטים ל"שלי", סינון שמור יכול להציג את השיחות של אדם אחד, והתווית גלויה על השיחה לכולם.
- חל על שיחות נכנסות חדשות אחד-על-אחד בלבד.
- קבוצות ושיחות שהצוות שלכם פתח לעולם לא מתויגות על ידי הסבב.
- בחירה אחת לכל שיחה, פעם אחת, בסדר שקבעתם.
- התווית היא תווית רגילה: מסננים לפיה, מחפשים לפיה, מוסיפים או מסירים אותה ידנית.
איך מגדירים
- 1
שתפו את התיבה עם הצוות
כל חבר צוות מקבל את תווית השם שלו כשהוא מקבל את ההזמנה. אין מה ליצור ידנית.
- 2
פתחו את התוויות, ואז את לשונית הסבב
רק מנהלים, כלומר חברים עם שליטה מלאה, יכולים לשנות את הסבב. כל השאר יכולים לראות אותו.
- 3
הדליקו את האנשים שצריכים לקבל שיחות
כל שורה היא חבר צוות. הדליקו את מי שמקבל שיחות חדשות והשאירו את השאר כבויים.
- 4
סדרו אותם
גררו את השורות במחשב, או השתמשו בכפתורי למעלה ולמטה בטלפון.
- 5
קבעו משקלים, שעות והשהיות היכן שצריך
הכול אופציונלי, הכול לכל אדם בנפרד. הסעיף הבא מסביר כל אחד.
- 6
הפעילו את הסבב
מאותו רגע כל שיחה נכנסת חדשה מקבלת את התווית של האדם הבא. הלשונית מציגה מי מקבל את השיחה הבאה, מתי תויגה האחרונה, וכמה אנשים מקבלים שיחות.
הבקרות לכל אדם
סבב פשוט של "כולם לפי תור" הוגן רק כשכולם עובדים באותן שעות ונושאים אותו עומס. ארבע בקרות מטפלות במקרים שבהם זה לא כך.
| בקרה | מה היא עושה | דוגמה |
|---|---|---|
| סדר | הרצף שבו התור מתקדם | דנה, אחריה יוסי, אחריו נועה, וחוזר לדנה |
| משקל, 1 עד 20 | אדם במשקל 2 מקבל פי שניים שיחות חדשות מאדם במשקל 1 | עובדת במשרה מלאה ב-2 לצד עובד במשרה חלקית ב-1 |
| השהיה עד תאריך | האדם מדולג עד אותו תאריך ואז חוזר אוטומטית | חופשה עד ה-1 בחודש: בלי שיחות עד אז, ואף אחד לא צריך לזכור להדליק אותו מחדש |
| כבוי | מחוץ לסבב עד שמישהו מדליק אותו מחדש | מנהל שמכסה רק מקרי חירום |
| שעות עבודה | ימים ושעות באזור הזמן של אותו אדם; מחוץ להן הוא מדולג בזמן שמישהו אחר במשמרת | דנה 9 עד 5 בלונדון, נועה 9 עד 5 בתל אביב, כל אחת מתויגת רק ביום שלה |
שעות עבודה הן חלונות בתוך אותו יום. משמרת שנמשכת אחרי חצות אינה נתמכת; פצלו אותה לשעות של שני אנשים או השאירו את השעות ריקות לאותו אדם.
אם אף אחד לא במשמרת כששיחה מגיעה, היא עדיין הולכת לאדם הבא שמופעל ואינו מושהה, ולא לאף אחד. שיחה ב-2 בלילה לא מעירה אף אחד, אבל בבוקר יש עליה שם.
מי לא יכול לקבל שיחות, ולמה השורה אומרת זאת
יש חברי צוות שאי אפשר להדליק, ולשונית הסבב אומרת לכם למה על השורה עצמה במקום להיכשל בשקט.
- חבר צוות עם גישת צפייה בלבד לא יכול לקבל שיחות, כי הוא לא יכול להשיב. שנו את התפקיד שלו כדי לאפשר זאת.
- חבר צוות שאין לו גישה לתיבה, או שעזב, אינו זכאי. כשגישה של מישהו מוסרת הוא יוצא מהסבב מעצמו, והתווית שלו נשארת על השיחות שכבר היו לו.
- תווית שם שהפכה לשלב בצנרת, או שהוכנסה לקבוצת תוויות שמוציאות זו את זו, לא יכולה לשמש לסבב. בחרו תווית אחרת או הוציאו אותה מהקבוצה.
- שני חברי צוות עם אותו שם מקבלים תוויות נפרדות, השנייה ממוספרת, למשל "דוד כהן (2)". הלשונית מבקשת מכם לשנות לה שם למשהו ברור יותר.
מה הסבב בכוונה לא עושה
הסבב הוא כלל תיוג. לדעת היכן הוא נעצר זה מה שמאפשר לבנות עליו תהליך.
- הוא לא הופך אף אחד לבעלים של שיחה. אין שדה בעלים או משויך; יש תווית עם שם עליה.
- הוא לא משנה מי יכול לראות צ'אט. כל מי שיכול היה לפתוח את השיחה קודם עדיין יכול. חבר צוות עם גישה מוגבלת יכול אפילו לקבל תווית על צ'אט שהוא לא יכול לפתוח, כך שאם אתם מגבילים מה אנשים רואים, שתפו עם כל אחד סינון על תווית השם שלו.
- הוא לא נועל צ'אט. כל מי שיש לו גישה עדיין יכול להשיב, ומחוון "עונה" החי של Spun הוא מה שמונע משני אנשים לענות בו-זמנית.
- הוא לא מאזן לפי עומס. הוא סופר תורות ומשקלים, לא כמה שיחות פתוחות יש לאדם או כמה הוא עסוק.
- הוא לא מנתב לפי נושא או מומחיות. כל שיחה חדשה הולכת לאדם הבא, יהיה הנושא אשר יהיה.
- הוא לא מתייג קבוצות או שיחות שהצוות שלכם פותח.
לעבוד עם התוויות ביום-יום
הטעם בשם על כל שיחה הוא שכל אדם יכול לפתוח את התיבה ולראות את התור שלו. סינון שמור על תווית השם שלכם נותן בדיוק את זה, ומנהל יכול להחזיק סינון אחד לכל חבר צוות כדי לראות איך נראה כל תור.
שלבו את זה עם יעד תגובה ראשונה והתמונה שלמה: הסבב אומר של מי השיחה, הספירה לאחור החיה של היעד אומרת כמה זמן היא מחכה, ולוח המובילים של הצוות מראה אחר כך כמה מהר כל אחד ענה. כששיחה צריכה לעבור ידיים, הוסיפו את תווית השם של האדם האחר או החליפו אותה; שום דבר אחר לא צריך להשתנות.
אם אף אחד לא יכול לקבל שיחות, או שהסבב כבוי, שיחות חדשות פשוט מגיעות בלי תווית שם, כמו קודם. שום דבר לא נערם ושום דבר לא הולך לאיבוד.