ב-CRM ל-WhatsApp של Spun, דוח תקופתי קורא כל הודעה של יום או של טווח תאריכים שהסתיימו, בצ'אטים ובקבוצות שאתם בוחרים, ממיין את מה שהוא מוצא להזמנות, תלונות ובקשות, וסופר אותן. תקציר מתעדכן שומר על תשובה לשאלה קבועה אחת בזמן שההודעות מגיעות. שניהם נמצאים בהגדרות תחת תקצירים, ושניהם מציגים את ההודעות שמאחורי מה שהם אומרים.
השאלה של מנהל בבוקר פשוטה: מה קרה אתמול, כמה, ומי ענה. במספר WhatsApp עמוס התשובה קבורה במאות הודעות בעשרות צ'אטים. דוח שקורא מדגם, או שמנחש סכום, גרוע יותר מאין דוח בכלל, כי הוא נראה גמור.
הדוחות התקופתיים של Spun בנויים הפוך. הדוח קורא כל הודעה קריאה בתקופה, כל ספירה נוצרת מספירת רשומות, אף פעם לא ממודל שכותב מספר, וכל מספר נפתח אל ההודעות שמרכיבות אותו. שאר העמוד מדייק במה זה אומר והיכן זה נעצר.
שני סוגים של תשובה
בהגדרות > תקצירים יש שני דברים שנראים דומים ועובדים אחרת. דוח תקופתי מכסה תקופה סגורה במלואה. תקציר מתעדכן מכסה שאלה באופן רציף.
| דוח תקופתי | תקציר מתעדכן | |
|---|---|---|
| מכסה | יום או טווח תאריכים שהסתיימו, מחצות עד חצות באזור הזמן שלכם | את ההודעות החדשות ביותר, כשהן מגיעות |
| קורא | כל הודעה קריאה בתקופה | לכל היותר 500 הודעות בכל רענון, הישנות שטרם נקראו קודם |
| עונה | ספירות ותיאור מילולי לפי תבנית, או ממצאים בטקסט חופשי | על שאלה קבועה אחת, שנשמרת מעודכנת |
| רץ | בכל בוקר על היום הקודם, או כשאתם מבקשים יום או טווח | לפי לוח זמנים או כשלוחצים "רענן עכשיו" |
| מתאים ל | "כמה הזמנות נכנסו אתמול ואילו מהן לא נענו?" | "אילו בקשות למלונות עדיין ממתינות?" |
תקציר מתעדכן על קבוצת צ'אטים עמוסה מפגר אחרי ההודעות החדשות ביותר, ואומר זאת. ליום שלם, עם ספירה של כל הודעה, השתמשו בדוח תקופתי.
מה דוח תקופתי קורא
דוח מכסה את הצ'אטים שאתם בוחרים, עד 25 צ'אטים או קבוצות, או את "כל השיחות" בחשבון. התקופה היא ימים קלנדריים שלמים באזור הזמן של הדוח, מ-00:00 עד 24:00. כל הודעת טקסט שנשלחה בתוך התקופה נקראת; הודעות מלפני התקופה משמשות רק כהקשר, כך שהזמנה מדווחת ביום שבו היא נכתבה, לא ביום שבו היא אושרה.
כל דוח מציין את הכיסוי שלו, למשל "נותחו 1,284 מתוך 1,284 הודעות קריאות ב-23 שיחות." ניתוח של כל הודעה הוא טענה על קריאה, לא על מציאה: בקשה שאף אחד לא ניסח כבקשה לא נמצאת בדוח.
- הודעות קוליות ומדיה ללא תמליל לא נקראות. הדוח אומר כמה: "אין תמליל: ל-12 הודעות קוליות או מדיה לא היה טקסט והן לא נקראו."
- דוח שנעצר מוקדם, במגבלת הקרדיט שלכם, במגבלת זמן, או כי לחצתם "עצירה", מסומן "חלקי" ואומר כמה הודעות נשארו. "המשך" בונה את התקופה מחדש.
- כל רשומה מצטטת את ההודעות שהיא נשענת עליהן. רשומה בלי הודעה בתוך התקופה נשמטת לפני הספירה.
תבניות ומה הן סופרות
תבנית קובעת מה הדוח רשאי לומר: אילו סוגי רשומות קיימים, אילו סטטוסים כל אחד מהם יכול לשאת, ואילו סיכומים נספרים. הסיכומים מגיעים מספירת הרשומות שהתקבלו. המודל אף פעם לא כותב סכום.
| תבנית | רשומות | סיכומים |
|---|---|---|
| דוח יומי למנהלים | הזמנות, תלונות, בקשות | הזמנות שאושרו, בוטלו ולא נענו; תלונות פתוחות; בקשות פתוחות; כפילויות אפשריות; ובנוסף מי בצוות ענה על מה |
| הזמנות ובקשות | הזמנות, בקשות | בקשות הזמנה, אושרו, בוטלו, לא נענו, חדרים שהתבקשו; בקשות פתוחות |
| תלונות ובעיות איכות | תלונות | תלונות שהועלו, עדיין פתוחות, נפתרו |
| בקשות פתוחות | כל מה שעדיין ממתין | פריטים פתוחים בסוף התקופה: הזמנות, בקשות, תלונות |
| ריק | השאלה שלכם | אין: שאלות בטקסט חופשי מקבלות ראיות ותיאור מילולי, סיכומים דורשים תבנית |
חדרים, לילות ואורחים מדווחים רק כשהודעה מציינת אותם במפורש. הדוח אף פעם לא מעריך מספר ואף פעם לא מחבר את מה שלא נכתב.
"למה המספר הזה?"
כל סיכום בדוח נפתח. לחצו "למה המספר הזה?" לידו והדוח מציג את הרשומות שמאחוריו, כל אחת עם הצ'אט שממנו היא הגיעה, הסטטוס שבו היא סיימה את התקופה וההודעות שהיא מצטטת. פתחו הודעה וקראו את המקור. סיכום שאין מאחוריו כלום אומר זאת: "אין רשומות מאחורי המספר הזה."
שני דברים מוצגים במקום להיות מוסתרים. "כפילויות אפשריות": רשומות שייתכן שהן אותו פריט, למשל אותה הזמנה שהתבקשה פעמיים בשני צ'אטים, מקובצות ומוצגות, ונספרות כסיכום בפני עצמו כדי שתוכלו לשפוט אותן. "פרטים שסותרים זה את זה": כשהודעות נותנות שתי תשובות שונות לגבי רשומה אחת, הדוח אומר את שתיהן במקום לבחור אחת.
"דוח יומי למנהלים" גם מציין מי בצוות ענה על מה. החלק הזה דורש לסמן קודם את הצוות שלכם: תווית איש קשר שכל שמה הוא צוות, עובדים או אנשי צוות, בעברית, באנגלית (Staff, Employees, Team members) או בערבית. עד אז התבנית חסומה, במקום לדווח אפס שקט.
איך מגדירים דוח
- 1
פותחים את הגדרות > תקצירים
לוחצים "דוח תקופתי חדש". הדוחות התקופתיים נמצאים בראש העמוד, והתקצירים המתעדכנים מתחתם.
- 2
בוחרים תבנית
בוחרים אחת מארבע תבניות הספירה, או "ריק" ומקלידים שאלה משלכם, כמו "אילו קבוצות שאלו על הסעות?".
- 3
בוחרים את הצ'אטים
עד 25 צ'אטים או קבוצות נבחרים, או "כל השיחות". חבר צוות שיפתח את הדוח בהמשך חייב להיות מסוגל לראות כל אחד מהם.
- 4
בוחרים מתי
"בכל בוקר, סיכום של אתמול" בונה את הדוח של היום הקודם, בסביבות 07:00 באזור הזמן שלכם. "כשאבקש" מאפשר לבחור יום או טווח תאריכים שכבר הסתיימו.
- 5
בוחרים את שפת הדוח ושומרים
הספירות ומזהי הרשומות לא תלויים בשפה; התיאור המילולי נכתב בשפה שתבחרו. לפני השמירה, העורך מציג הערכת עלות שמבוססת על הפעילות האחרונה באותם צ'אטים.
גרסאות, שינויים ותיקונים
דוח הוא תמונת מצב של מה שההודעות אמרו כשהוא נבנה. הודעות ממשיכות להגיע, ייבואי היסטוריה נכנסים, וצ'אט שעוד לא קישרתם מופיע. Spun מטפל בזה בגלוי.
- "גרסאות של התקופה הזו": כל בנייה של תקופה נשמרת, והכרטיס מאפשר להציג את הניסיון האחרון או את הדוח המלא האחרון.
- עדכון אוטומטי אחד: בתוך 24 השעות שאחרי סגירת תקופה, אם הודעות המקור השתנו, עדכון יחיד קורא מחדש רק את הצ'אטים שהשתנו ומפרסם גרסה חדשה.
- "רענון מקורות": אחרי החלון הזה, לחצו עליו כדי לבדוק בעצמכם את הדוח מול ההודעות הנוכחיות.
- "המשך": דוח "חלקי" נבנה מחדש מההתחלה. "עצירה": הדוח נעצר, ומה שנקרא עד אז נשמר.
כמה זה עולה
דוחות משולמים מקרדיט ה-AI של החשבון שלכם, כמו כל יכולת AI אחרת ב-Spun, ולעולם לא ממקור אחר. קריאת דוח גמור לא עולה כלום. בניית דוח עולה, ביחס להודעות שנקראות.
- לפני השמירה, העורך מציג הערכה לכל דוח ולשארית חודש החיוב, שמבוססת על הפעילות האחרונה בצ'אטים.
- אחרי כל הרצה הכרטיס אומר כמה היא עלתה: "הדוח האחרון עלה $0.07." ו"בערך $1 עד $2 עבור עוד 6 דוחות עד 31 באוקטובר."
- הרצה שמגיעה למגבלת הקרדיט או ההוצאה שלכם נעצרת, מסומנת "חלקי", ואומרת כמה הודעות נשארו. לחצו "הוספת קרדיט", ואז "המשך".
- דוח שרץ בכל בוקר נספר כתהליך עבודה אחד מתוך מקומות תהליכי העבודה בתוכנית שלכם, כמו תקציר מתוזמן.
קשור: מסלולים וקרדיט AI
תקצירים מתעדכנים
תקציר מתעדכן הוא האח הוותיק: שאלה קבועה על צ'אט אחד, על כמה, או על קבוצה, שהתשובה שלה מתקפלת קדימה בזמן שההודעות מגיעות. כל רענון קורא לכל היותר 500 הודעות, הישנות שטרם נקראו קודם, והתקציר אומר מה הוא קרא וכמה הודעות חדשות יותר ממתינות לרענון הבא. לחצו "רענן עכשיו" כדי לקדם אותו, ו"בנה מחדש" כדי להתחיל את התשובה מחדש מההודעות.
כל תשובה מצטטת את ההודעות שמאחוריה ונושאת תווית עדכניות: "עדכני", "לא עדכני" או "דורש רענון". תקציר יכול גם להצטרף לסיכום היומי שלכם ולהופיע ככרטיס ב-MCP Dashboard.
קשור: שכבת האינטליגנציה: תקצירים, דשבורד וסיכום יומי · מודיעין קבוצות: מוניטורים שמסמנים את מה שחשוב בקבוצות
מה-AI המחובר שלכם
אפליקציית AI מחוברת כמו claude.ai, ChatGPT או Cursor מגיעה לאותם דוחות דרך שרת ה-MCP של Spun. קריאת דוח גמור היא פנייה אחת, לא משנה כמה הודעות הוא מכסה, כך שדוח יומי על עשרות קבוצות הוא הדרך הזולה ביותר להכניס את ה-WhatsApp שלכם ל-AI.
| כלי | מה הוא עושה | הרשאה |
|---|---|---|
| list_period_reports | הדוחות השמורים וההרצה האחרונה של כל אחד | קריאה |
| get_period_report | דוח גמור: ספירות, תיאור מילולי, כיסוי | קריאה |
| get_period_report_evidence | הרשומות וההודעות שמאחורי מספר | קריאה |
| get_period_report_run | האם בנייה נמצאת בתור, רצה, הושלמה או חלקית | קריאה |
| start_period_report | בניית התקופה האחרונה, או עדכון של דוח שכבר פורסם | ניהול תקצירים ומחשוב AI |
| cancel_period_report_run | עצירת בנייה שנמצאת בתהליך | ניהול תקצירים |
לתקצירים המתעדכנים יש ארבעה כלים משלהם: get_chat_summary, list_chat_summaries, define_chat_summary ו-update_chat_summary. התחלת בנייה מוציאה מקרדיט ה-AI שלכם, ולכן זו הרשאה נפרדת מקריאה.
קשור: שרת ה-MCP של Spun
מה דוח בכוונה לא עושה
דוח שימושי רק אם אפשר לסמוך על מה שהוא משאיר בחוץ כמו על מה שהוא מכניס.
- הוא אף פעם לא ממציא סכום. מספרים נספרים מרשומות; חדרים, לילות ואורחים מופיעים רק כשהודעה מציינת אותם.
- הוא לא קורא את מה שאין בו טקסט. הודעות קוליות ומדיה ללא תמליל נספרות כלא נקראו, והדוח אומר כמה.
- הוא לא חורג מהתקופה. רשומה צריכה הודעה מצוטטת בתוך היום או הטווח; הודעות מוקדמות יותר רק מסבירות את המצב שלה.
- הוא לא מרחיב גישה. חבר צוות פותח דוח רק כשכל צ'אט שמאחוריו כבר גלוי לו.
- הוא לא שולח כלום. בנייה, קריאה או שיתוף של דוח לא משנים דבר ב-WhatsApp.
- הוא לא הבטחה לשלמות. "נותחה כל הודעה" אומר שכל הודעה קריאה נקראה, לא שכל הזמנה זוהתה.