מספר WhatsApp עסקי חי בדרך כלל בטלפון אחד, בכיס אחד. ברגע ששני אנשים צריכים לענות ממנו מתחילים המעקפים: הטלפון עובר מיד ליד, WhatsApp Web פתוח בשלושה מחשבים בלי לדעת מי ענה, וצילומי מסך מועברים למי שאמור לטפל.
Spun הופכת את המספר האחד הזה לתיבה שכל הצוות עובד בה, כשכל אחד מחובר בשם עצמו. כולם רואים את אותן שיחות, את אותה היסטוריה ואת אותם אנשי קשר. לכל אחד תפקיד שקובע מה מותר לו, והבעלים יכול לשתף את כל התיבה או רק חלק ממנה. העמוד הזה מסביר בדיוק מה משותף, מה נשאר אישי, אילו הרשאות יש לכל תפקיד ואילו נמנעות ממנו, ומה תיבה משותפת ב-Spun לא מנסה לעשות.
מספר אחד, וכל חבר צוות מחובר בשם עצמו
Spun מתחברת למספר ה-WhatsApp שכבר יש לכם דרך מנגנון המכשירים המקושרים של WhatsApp, כך שהתיבה היא אותן שיחות שנמצאות בטלפון. לשתף אותה לא אומר לחלק סיסמה. לכל חבר צוות יש כניסה משלו ל-Spun, והתיבה המשותפת מופיעה בחשבון שלו לצד כל דבר אחר שיש לו גישה אליו, עם שמו של מי ששיתף אותה. מעבר בין סביבת עבודה אישית לסביבה משותפת הוא לחיצה אחת, ושום דבר מהאחת לא דולף לשנייה.
מספר החברים אינו מוגבל ואינו עולה כסף נוסף. אין תשלום לפי משתמש באף מסלול. שיתוף התיבה החוצה כלול בכל מסלול בתשלום, Pro, Max 10x ו-Max 40x כאחד, וכל ארבעת התפקידים שלמטה זמינים בכל אחד מהם. בתקופת הניסיון אפשר לקבל הזמנה לתיבה של מישהו אחר, אבל שיתוף התיבה שלכם החוצה מתחיל במסלול בתשלום.
תיבה אחת היא מספר WhatsApp אחד. אם תוסיפו מספר שני לחשבון, הוא יהפוך לתיבה משלו עם רשימת חברים משלה, שמתחילה כ"רק אני" עד שתבחרו מי עוד נכנס. כל מי שתבחרו מצטרף לקו החדש באותו תפקיד שיש לו בקו הראשון, והמעבר בין שני הקווים עובד כמו מעבר בין סביבות עבודה.
- כל חבר מתחבר עם חשבון משלו. אף אחד לא חולק סיסמה או טלפון.
- חברים ללא הגבלה, ללא תמחור לפי משתמש, בכל מסלול בתשלום.
- התיבה המשותפת יושבת לצד סביבת העבודה של החבר עצמו, עם הכיתוב "שותף על ידי" הבעלים.
- מספר WhatsApp שני הוא תיבה שנייה עם רשימת גישה משלה, לא תיבה ממוזגת.
לראות מי מטפל במה, בזמן שזה קורה
השאלה שתיבה משותפת צריכה לענות עליה כל היום היא "מישהו על זה?". Spun עונה עליה בזמן אמת ולא בשדה סטטוס שמישהו צריך לזכור לעדכן. כשחבר צוות פותח שיחה, ראשי התיבות שלו מופיעים על השורה הזאת ברשימת הצ'אטים אצל כל השאר, באפור בזמן שהוא קורא ובכתום ברגע שהוא מתחיל להקליד. בתוך השיחה הכותרת אומרת את זה במילים, "דנה צופה" או "דנה ויוסי עונים".
אם תתחילו להשיב בזמן שעמית כבר מקליד תשובה, שורה כתומה מעל תיבת ההודעה אומרת זאת בשמו. זו אזהרה, לא נעילה: עדיין אפשר לשלוח, כי לפעמים התשובה הנכונה היא ששניכם יודעים מה קורה. הסימון נעלם כשהוא יוצא מהשיחה או עובר לשונית אחרת, ואת הנוכחות של עצמכם אתם אף פעם לא רואים, רק של אחרים.
בדיעבד, כל הודעה יוצאת נושאת את שם חבר הצוות ששלח אותה, מוצג מעל הבועה בתוך Spun. הלקוח לא רואה דבר מכל זה. שום דבר לא מתווסף להודעה שהוא מקבל, לא שם, לא חתימה, לא "נשלח באמצעות". מבחינתו זה פשוט העסק שעונה מהמספר שהוא מכיר.
- פזרו שיחות חדשות בין חברי הצוות עם סבב: כל חבר צוות מקבל תווית שם אישית, וכל שיחה נכנסת חדשה אחד-על-אחד מקבלת בתורה את התווית של האדם הבא. אתם קובעים את הסדר, משקל מ-1 עד 20 למי שצריך לקבל יותר, שעות עבודה לכל אדם באזור הזמן שלו, והשהיה עד תאריך למי שנעדר. שיחות קבוצתיות ושיחות שאתם פתחתם בעצמכם נשארות בחוץ. הסבב מחיל תווית, שכל סינון או תצוגה יכולים להשתמש בה; הוא לא נועל שיחה לאדם ולא מגביל עומס של מישהו.
- הגדירו יעד לתגובה ראשונה בדקות, אופציונלית רק בשעות העסקים ועם אזהרה באחוז מסוים מהיעד. כל חבר רואה את הספירה לאחור החיה על כל שיחה ממתינה, ומנהלים יכולים לעיין בהיסטוריית היעדים שהוחמצו.
- לוח מובילים בלוח המחוונים מציג, לכל חבר צוות, הודעות שנשלחו, שיחות שטופלו, זמן תגובה ראשונה ממוצע ואת שיעור התשובות בתוך היעד.
ארבעה תפקידים, מקריאה בלבד ועד שליטה מלאה
כשמשתפים את התיבה בוחרים לאדם אחד מארבעה תפקידים. שלושת התפקידים התחומים, צופה, חבר צוות ומנהל, רואים תמיד רק את החלק של התיבה ששיתפתם איתם (הסעיף הבא מסביר איך הפרוסה מוגדרת). שליטה מלאה היא כל התיבה, זהה לגישה שלכם, וזה התפקיד היחיד שיכול להזמין או להסיר אנשים, לראות חיוב, או לפתוח את מסך החיבור ל-WhatsApp.
התפקידים נאכפים בשרת, לא רק מוסתרים בממשק. צופה שמוצא את כפתור השליחה בכלי דפדפן עדיין לא יכול לשלוח; חבר צוות שקורא ישירות לנקודת הקצה של אנשי הקשר עדיין מקבל סירוב. התרשים מציג את ברירות המחדל של כל תפקיד. בזמן השיתוף אפשר גם להדליק או לכבות הרשאות בודדות לאדם הספציפי, כך ש"חבר צוות שגם רשאי לערוך אנשי קשר" הוא הגדרה רגילה לגמרי.
- צופה: קורא את השיחות המשותפות ואת אנשי הקשר שבתוכן, משתמש בצ'אט הצוות, לא מבצע שום פעולה מול לקוח.
- חבר צוות: כל מה שיש לצופה, ועוד שליחה, תזמון, תשובות בסיוע AI וארכוב, בתוך הפרוסה המשותפת.
- מנהל: כל מה שיש לחבר צוות, ועוד אנשי קשר, תוויות משותפות, תזכורות לצוות, תזכורות תשלום, קמפיינים, מענה אוטומטי, אוטומציות, משימות ולוח המחוונים, עדיין בתוך הפרוסה המשותפת.
- שליטה מלאה: התיבה כולה בלי שום הגבלה, כולל הצוות עצמו, החיוב והחיבור ל-WhatsApp.
ייצוא רשימת אנשי הקשר כולה שמור לשליטה מלאה בלבד. כל תפקיד יכול להשתמש בצ'אט הצוות, כך שגם צופה יכול לשאול עמית שאלה על מה שהוא רואה.
גישה חלקית: לשתף פרוסה מהתיבה, לא את כולה
רוב הצוותים לא רוצים שכל אדם יראה כל שיחה. פרילנסר שמטפל בקו מוצרים אחד, רואה חשבון שצריך רק את שיחות החשבוניות, עובד חדש בתקופת ניסיון: כל אחד צריך לראות את החלק שלו ותו לא. ב-Spun הפרוסה מוגדרת באמצעות סינונים שמורים, אותם סינונים שאתם כבר משתמשים בהם לצמצום רשימת הצ'אטים. שתפו סינון עם אדם, והשיחות שמתאימות לו הן השיחות שיש לו. שתפו שני סינונים והוא יקבל את האיחוד שלהם. אל תשתפו אף אחד והוא לא יראה כלום, וזה בדיוק מה שהאשף יגיד לכם לפני שיאפשר לסיים.
מכיוון ששלב בלוח צנרת הוא תווית מאחורי הקלעים, שיתוף לוח הוא אותו מנגנון: האדם רואה את השיחות שבלוח ולא אחרות. תוויות, שלבי צנרת וכל קריטריון אחר שסינון שמור יכול לבטא, כולם עובדים כגבול. חברים תחומים בתפקיד צופה או חבר צוות רואים גם פרטי אנשי קשר רק של האנשים שבשיחות שלהם, אף פעם לא את רשימת אנשי הקשר המלאה.
גישה חלקית זמינה בכל מסלול בתשלום, בכל תפקיד תחום. אי אפשר לשלב אותה עם שליטה מלאה, כי שליטה מלאה פירושה כל התיבה בהגדרה. לגישה אין תאריך תפוגה; היא נמשכת עד שתשנו את התפקיד או תסירו את האדם, ושתי הפעולות נכנסות לתוקף בבקשה הבאה שלו.
- 1
מי
הקלידו כתובת אימייל או מספר טלפון, או בחרו איש קשר. האדם עדיין לא צריך חשבון Spun.
- 2
תפקיד
בחרו צופה, חבר צוות, מנהל או שליטה מלאה, וכווננו הרשאות בודדות אם ברירת המחדל לא מדויקת.
- 3
צנרת
אופציונלית, שתפו לוח צנרת, שהופך לסינון על השלבים של אותו לוח.
- 4
סינונים
בחרו את הסינונים השמורים שמגדירים את הפרוסה שלו. שליטה מלאה מדלגת על השלב הזה, כי אין לה פרוסה.
- 5
סקירה
ראו את כל ההרשאה במקום אחד לפני שהיא יוצאת.
להזמין אנשים ולקחת גישה בחזרה
הזמנה היא קישור. שלחו אותו באימייל, או, מכיוון שהאדם שאתם מזמינים כנראה כבר ב-WhatsApp שלכם, שלחו לו אותו מהמספר שלכם בלחיצה אחת או העתיקו אותו להדבקה בכל מקום שתרצו. הקישור תקף שבעה ימים, בתיבה יכולות להמתין עד עשרים הזמנות בו-זמנית, והזמנה חוזרת פשוט מנפיקה קישור חדש. מי שפותח אותו מקבל אותו עם החשבון שהוא מתחבר איתו, כך שעמית שמשתמש בכתובות האימייל המוסתרות של Apple, או שנרשם ל-Spun באותה דקה, עדיין נוחת בתיבה הנכונה.
קבלת הזמנה לעולם לא נוגעת בסביבת העבודה של האדם עצמו. אם הוא כבר מנהל תיבת Spun משלו, שלכם מתווספת לצידה. הסרת מישהו היא פעולה אחת בפאנל הצוות, והיא יסודית: החברות שלו מסתיימת מיד, וכל מה שהוא הגדיר תחתיה הולך איתה, כולל זהות שליחה ב-Gmail שחיבר, כל חיבור ביתי שאירח עבור התיבה, וכל גישת API שהחזיק. אתם לא יכולים להסיר את עצמכם, כך שתיבה לעולם לא נשארת בלי הבעלים שלה.
לעבוד יחד בתוך שיחה
לראות את אותן שיחות זו ההתחלה. שאר התיבה המשותפת היא השכבה שהלקוח לעולם לא רואה, שבה הצוות מתאם על השיחה בלי לצאת ממנה.
- הערות צוות: פאנל הערות פרטי על כל שיחה. כל חבר עם גישה קורא את אותן הערות, שום דבר מהן לא נשלח ללקוח אף פעם, והערה ניתנת למחיקה על ידי מי שכתב אותה או על ידי מנהל.
- אזכורים: הקלידו @ בהערת צוות ובחרו עמית. הוא מקבל התראת דחיפה שנוקבת בשמכם ובשם השיחה, והיא עוקבת אחרי הגדרת ההתראות של צ'אט הצוות שלו ולא אחרי זו של שיחות לקוח, כך שהשתקת רעש לקוחות לעולם לא משתיקה עמית שקורא בשמכם. אזכור עצמי לא שולח דבר.
- צ'אט צוות: הודעות ישירות ושרשורים קבוצתיים בין חברים, עם תגובות, סקרים, אישורי קריאה, כוכבים, נעיצות וקבצים מצורפים, ועוד שרשור דיון שאפשר להצמיד למשימה.
- משימות: צרו משימה מהודעה או משיחה, ציינו את האחראי ואופציונלית את מי שיבצע, שיכול להיות אפילו איש קשר מחוץ לצוות. תאריכי יעד, תזמונים חוזרים, רשימות משימות, תגובות ותצוגת לוח, כולם שם.
- תזכורות מעקב: הגדירו תזכורת על שיחה. תזכורות הן פרטיות כברירת מחדל ואפשר לשתף אותן עם הצוות, וחבר יכול לסנן לאלה שמיועדות לו.
קשור: משימות ולוח המשימות · יומן בתוך התיבה
מה תיבה משותפת ב-Spun בכוונה לא עושה
עמוד שמונה רק את החלקים הטובים הוא עמוד שאי אפשר לתכנן לפיו. אלה הגבולות כפי שהם, נאמרים בפשטות כדי שאף אחד לא יגלה אותם ביום השני.
- אין כפתור "שייך את השיחה הזאת לדנה" ואין שדה בעלים על צ'אט. Spun מראה מי נמצא על שיחה עכשיו ומאפשרת לסבב לתייג שיחות חדשות לפי אדם; היא לא הופכת אדם אחד לבעלים של צ'אט.
- שום דבר לא מונע משני אנשים לענות בו-זמנית. האזהרה הכתומה אומרת לכם שעמית מקליד; היא לא נועלת את השיחה.
- הלקוח לעולם לא רואה איזה חבר צוות ענה. השיוך הוא פנימי בלבד.
- מצב לא נקרא, ארכיון, נעיצה והשתקה הם לכל שיחה, לא לכל אדם. חבר אחד שקורא צ'אט מנקה אותו לכל הצוות.
- הערת צוות אפשר לכתוב ולמחוק אבל לא לערוך; כתבו הערה חדשה במקום.
- לגישה אין תאריך תפוגה ואין יומן פעילות לכל חבר. מה שיש הוא השם על כל הודעה שנשלחה, השם על כל הערה, ולוח המובילים.
- מספר WhatsApp שני הוא תיבה נפרדת תחת אותו חשבון, עם רשימת חברים משלה, ולא מספר שני בתוך התיבה הזאת.